Bilgiyi Yapılandırarak Sunum Hazırlama

Jeff Bezos PowerPoint sunumlarını yasaklamakta haklıydı.

Doğrusunu söylemek gerekirse şirketin tamamında değil: 2004'te üst yönetim toplantılarının formatını değiştirdi. Slaytların yerine altı sayfalık düz metin geldi ve toplantı, bu metnin sessizce okunmasıyla başladı. Ama tespiti tam yerindeydi.

Asıl itiraz slayta değil, slaytın gizlediğine

Ne anlatacağını bilmeden şablon dolduran, slaytın arkasına saklanan bir sunum anlama ve düşünme kalitesini artırmıyor. Çalışanlar bir sunum için günlerce hazırlanıyor; sonunda hantal, amaçsız ve sonuçsuz bir toplantı çıkıyor. Hem kendi zamanları hem şirketin enerjisi boşa gidiyor.

Bezos'un gerekçesi de buydu: iyi bir metin yazmak, uzun bir sunum "yazmak"tan daha zordur — çünkü anlatı yapısı yazarı neyin neyden önemli olduğunu ve fikirlerin birbirine nasıl bağlandığını netleştirmeye zorlar. Madde imli sunum ise bunların üzerinden geçmeye izin verir.

Aynı tespit, veri tarafından

Bir yıl önce, 2003'te, Edward Tufte aynı noktaya başka bir kapıdan girdi. İki itirazı vardı: slaytın birim alana düşen bilgi yoğunluğu çok düşük, ve iç içe madde imi hiyerarşisi fikirler arasındaki mantıksal ilişkiyi göstermeden onları sıraya diziyor.

Tufte bunu Columbia mekiği kazası üzerinden somutlaştırdı: kritik bir mühendislik bulgusu, iç içe madde imlerinin altına gömülmüş ve önemini kaybetmişti.

İki isim, iki ayrı disiplin, aynı sonuç: sorun aracın kendisi değil, kötü düşünceyi gizlemeye izin vermesi.

Cevaplanması gereken iki soru

Ne önemli?

Ortaya koyduğum bilgiler birbiriyle nasıl ilişkileniyor?

Sunum hazırlamaya başlamadan önce bu ikisi cevaplanmalı. Paydaşları gerçeklere ve çözüme ancak bunları netleştirerek odaklayabiliriz. Slayt tasarımı bundan sonra gelir, önce değil.

Örnek: aynı içerik, iki farklı kurgu

Diyelim ki tedarik zinciri projesinin çeyrek değerlendirmesini sunuyorsunuz. Elinizdeki maddeler:

• Q1'de 3 yeni tedarikçi eklendi
• Entegrasyon süresi ortalama 6 hafta
• 2 tedarikçide gecikme yaşandı
• Maliyet hedefin %8 üzerinde
• Q2'de 4 tedarikçi daha planlanıyor

Bu liste doğru. Ama hiçbir şey söylemiyor. Beş madde de aynı görsel ağırlıkta duruyor; hangisinin karar gerektirdiği, hangisinin sadece bilgi olduğu belli değil.

Şimdi iki soruyu soralım.

Ne önemli? Maliyet aşımı — çünkü karar gerektiren tek madde o.

İlişki ne? Diğer dört madde bağımsız gerçekler değil, bir zincir: entegrasyon süresi uzun, bu yüzden gecikme oluşuyor, bu yüzden maliyet aşıyor. Q2 planı da bu zincir düzelmezse aynı sonucu verecek.

Yapı ortaya çıkınca slayt kendini kuruyor: bir süreç akışı, üzerinde darboğaz işaretli, sonucunda maliyet etkisi. Aynı beş bilgi, ama artık bir argüman.

Değişen şey tasarım değildi. Değişen şey, sunumu hazırlayanın konuyu anlamasıydı.

Peki slayt gereksiz mi

Hayır. Bezos da bunu söylemiyor; Amazon bugün de fazlasıyla slayt kullanıyor.

Ayrım şurada: karar toplantısında iyi yazılmış bir metin çoğu zaman daha iyi bir araç. Slayt ise bir odaya sunuyorsanız, mesaj karşılaştırmalı, mekânsal ya da niceliksel ise, ve belge siz yokken dolaşacaksa kazanıyor.

Yanlış olan slayt kullanmak değil, düşünmeden slayt kullanmak.

Sonuç

Çözüm şablon doldurmak ve slayt süslemek yerine, bilgiyi yapılandırmak ve görselleştirmek.

Gerçek bir sunum böyle üretilir.